Project management: cos'è e quali sono i problemi più comuni

Un qualsiasi progetto per raggiungere il successo, ha bisogno di pianificazione, organizzazione del lavoro e gestione di tempo e risorse. Il ruolo designato per tutte queste attività è il project manager, ovvero colui che si occupa del project management.

Cos'è il project management

Il project management è l'attività di programmazione, organizzazione e gestione delle risorse e del budget con cui un obiettivo definito prima viene portato a termine. La strategia il project manager la riceve: quello di cui risponde è ciò che accade fra l'inizio e la consegna, compresa l'analisi, a fine corsa, di che cosa ha funzionato e che cosa no.

Per decidere che cosa fare nella fase successiva, però, al project manager servono i numeri veri di quello che è già successo, e quelli non stanno nel piano: stanno nel CRM, che è il posto in cui le attività lasciano una traccia invece di essere ricostruite a memoria in riunione.

I problemi che fanno deragliare un progetto, però, si somigliano molto fra un'azienda e l'altra, e quasi nessuno di loro è tecnico.

I 7 problemi più comuni del project management

Solitamente i problemi più comuni di un project manager si palesano quando non si raggiungono gli obiettivi prefissati. Questa condizione si verifica quando vi sono i seguenti problemi:

1. poca chiarezza degli obiettivi iniziali: se gli obiettivi non sono chiari sin dall’inizio, è possibile che lo start del progetto subisca uno slittamento, determinando quindi dei possibili ritardi sulla tabella di marchia dello stesso;
2. rischio di basso rendimento del progetto: questo problema si verifica quando tutte le parti in causa, operanti nel progetto, non collaborano come dovrebbero e modificano i requisti iniziali;
3. superamento del budget previsto: quando il budget inizialmente prestabilito viene superato;
4. problemi di tempo per la realizzazione di attività: quando i tempi del progetto non vengono rispettati, procrastinando attività già prestabilite e determinando così ritardi nelle consegne;
5. quando le risorse sono insufficienti: questa è una condizione che si verifica quando le risorse inizialmente preventivate per svolgere determinate attività non sono sufficienti, magari per via del carico di lavoro eccessivo;
6. cambiamenti imprevisti nel team: quando uno o più membri del team, inizialmente preventivato per il progetto, cambia e inevitabilmente si possono determinare dei ritardi;
7. cattiva comunicazione tra le parti interessate: una condizione che si può verificare quando la comunicazione tra i membri del team e l’azienda non son è chiara e non porta quindi a risultati.

Gli ultimi due della lista, il team che cambia e la comunicazione che non arriva, quasi mai nascono nel progetto: nascono prima, in un'azienda in cui non è chiaro chi fa che cosa, e su come si dividono i ruoli il discorso va fatto a monte. Sugli altri, invece, si lavora con un project plan scritto bene.

Come creare un project plan efficace?

Un project plan è il documento in cui stanno il perimetro del progetto, le cose da consegnare, le scadenze e le risorse assegnate, e non va confuso con il business plan, che riguarda l'azienda intera e i suoi conti: sono due documenti con due lettori diversi, e chiamarli con lo stesso nome è il primo modo di far partire un progetto senza sapere che cosa si è promesso di consegnare.

È la guida che chi conduce il progetto rilegge quando qualcosa cambia, e qualcosa cambia sempre: il piano non serve a prevedere, serve a sapere che cosa si sta rinunciando a fare nel momento in cui si sposta una scadenza.

I criteri affinché un project plan possa reputarsi efficace sono i seguenti:

• identificare chiaramente gli obiettivi del progetto;
• pianificare le attività singolarmente;
• avere un’idea chiara del team che si occuperà del progetto;
• gestione del rischio in caso di cambiamenti non previsti;
• pianificazione degli incontri e quindi delle comunicazioni del progetto.

Gli obiettivi di un progetto devono sempre essere molto chiari, altrimenti è molto facile - per qualsiasi persona nel progetto - modificare priorità, consegne e requisiti. In un progetto che nasce non si possono improvvisare le azioni, né tanto meno le risorse fisiche ed economiche, in special modo perché i costi potrebbero cambiare.

Bisogna avere sempre un’idea chiara di tutto quello che verrà fatto e soprattutto di come. I tempi sono fondamentali da rispettare, altrimenti si modificano anche quelli degli obiettivi da raggiungere, andando a stravolgere il budget.

Un piano scritto bene, però, resta un documento, e i documenti invecchiano il giorno dopo: quello che tiene il piano aderente alla realtà è il posto in cui le attività lasciano una traccia mentre accadono, che nella maggior parte delle aziende è il CRM.

Come gestire l'attività di project management con il CRM?

Nella gestione di un progetto un CRM lavora in tre punti, e nessuno dei tre è spettacolare.

• ogni cosa aperta ha un'attività assegnata e una persona che la deve chiudere, quindi lo stato del progetto è una schermata e non una domanda da fare in giro, ed è il primo effetto che si vede quando si mette in piedi un progetto CRM su HubSpot;
• le attività chiuse restano scritte con la loro data, quindi a fine progetto si può vedere dove il tempo è andato davvero invece di stimarlo;
• quando il progetto finisce, quello che è stato detto al cliente resta nella sua scheda e non nella casella di posta di chi lo seguiva.

Il CRM, va detto, non è un portale che il cliente apre per guardarsi dentro: è lo strumento con cui l'azienda tiene una versione sola di quello che è stato promesso, e il cliente ne beneficia di rimbalzo, perché chi gli risponde al telefono sa che cosa gli è stato detto la settimana prima.

Questo vale con qualunque CRM, e HubSpot è quello che in azienda si incontra più spesso: vale la pena sapere che cosa contiene davvero, prima di decidere che sia lo strumento con cui governare anche i progetti.

Vantaggi di una gestione efficace di un progetto

I vantaggi di un progetto ben gestito, che quindi rispetti tempi, risorse fisiche ed economiche sono così classificabili:

• soddisfazione delle aspettative del cliente, che si traduce quindi in fidelizzazione di quest’ultimo;
• budget rispettato e quindi nessuna spesa in eccesso che comporti preoccupazione al cliente;
• ridotta possibilità di fallimento. Un progetto ben seguito, con obiettivi chiari, riduce di molto la possibilità di fallire.

Conclusioni

Il piano iniziale di un progetto è sempre ottimista, e quello che separa un progetto riuscito da uno fallito è la rapidità con cui qualcuno si accorge che una data è saltata. Quella rapidità dipende da dove stanno scritte le cose, e per questo la scelta della piattaforma HubSpot non è un dettaglio tecnico da rimandare a dopo.