Team working: come aumentare la collaborazione nella tua azienda

Lavoro di squadra e collaborazione interfunzionale vengono usati come sinonimi, e non lo sono. Il primo dice come stanno insieme le persone che rispondono dello stesso obiettivo; la seconda dice se due reparti che rispondono di obiettivi diversi riescono a consegnarsi il lavoro. Si può avere il primo senza la seconda, ed è il caso più comune nelle aziende che funzionano a compartimenti.

La differenza conta perché le due cose si curano in modi diversi. La coesione di una squadra si costruisce con il modo di lavorare, con le critiche che si possono dire e con chi decide quando non si è d'accordo. Il passaggio fra due reparti si costruisce con i processi e con il posto in cui le informazioni restano scritte. Nessuno dei due si compra.

Un esempio: in un'agenzia di digital marketing, se chi progetta l'interfaccia lavora bene con chi scrive i testi, e chi scrive i testi con chi compra i media, la campagna ha una possibilità di funzionare. Se ognuno consegna a valle un pezzo pensato senza sapere che cosa succede dopo, il lavoro c'è stato e il risultato no.

È chiaro che descritta in questo modo potrebbe sembrare riduttiva la logica della collaborazione interfunzionale, ma in ottica aziendale bisogna pensare che un goal si ottiene soltanto se tutti i membri del team - dal leader ai responsabili fino a chi è coinvolto operativamente - collaborano e comunicano efficacemente.

Team working e collaborazione interfunzionale hanno vantaggi, limiti e un costo organizzativo che quasi nessuno mette a bilancio. E hanno uno strumento che li regge o li tradisce: il CRM.

Team working: come rendere il team più produttivo

Prima del passaggio fra reparti conviene guardare dentro la singola squadra, perché una squadra che non funziona non ha niente da consegnare a valle.

Un team coeso, non è necessariamente uno che va d’accordo su tutto e sempre e in cui non ci sono opinioni divergenti e scontri. Ma anzi, tutto il contrario. È proprio dalle critiche che nascono le idee.

Anche se fa male, ricevere una critica porta i membri del team a mettersi in discussione e quindi a ragionare su cosa si possa fare per migliorare.

Ma come riuscire a far sì che si lavori bene in squadra?

• costante brainstorming di gruppo - un esercizio che deve essere continuo in un team, in quanto pone tutti i membri di una squadra nella posizione di ragionare su nuove idee;
• costruzione di un team diversificato - costruire un team può rivelarsi un’attività molto difficile da compiere, in quanto ognuno in una squadra è unico per le sue capacità. Più un team è composto da una varietà di talenti e livelli di competenze differenti, più la collaborazione tra le parti sarà avvantaggiata. Il desiderio di crescere e migliorarsi è sempre presente nei membri di un team, quindi la presenza di persone con capacità differenti certamente stimola in modo sano la competizione;
• ottima comunicazione - spesse volte quando si lavora in squadra si pensa che esprimere la propria opinione, in fondo, anche se in azienda viene detto il contrario, non sia apprezzato. In realtà, un buon leader è proprio colui che è in grado di stimolare una comunicazione efficace, non soltanto mediante l’utilizzo di strumenti che la permettano, ma anche e soprattutto facendo in modo che ogni membro del team dica la sua in merito a una possibile soluzione o azione da intraprendere. È proprio nella diversità di opinioni che si trovano soluzioni.

Pro del team working

Il lavoro di team in un’azienda conta e anche molto, in special modo quando si hanno obiettivi da raggiungere nel breve termine. I vantaggi del lavoro di squadra possiamo così classificarli:

• possibilità di avere più idee e in minor tempo;
• capacità di prendere decisioni migliori, proprio grazie alle ampie e differenti competenze di un team;
• migliore gestione dei rischi, grazie soprattutto al fatto che un team grande si compone di persone diverse è possibile preventivare un rischio più facilmente;
• supporto continuo, in quanto un team coeso è soprattutto uno in cui ci si aiuta a vicenda dinanzi alle difficoltà;
• condivisione delle responsabilità, in quanto se si fa un buon lavoro di squadra le responsabilità e quindi anche le conseguenze sono condivise. Questo aspetto dal punto di vista psicologico aiuta molto.

Contro del team working

Tra gli svantaggi possibili del team working vi sono:

• possibilità che i membri del team si sentano deresponsabilizzati, perché sanno di poter sempre contare sul loro collega;
• difficoltà nel raggiungere un punto in comune dinanzi a una decisione difficile da prendere;
• possibili scontri di personalità dovuti a difficoltà del team ad andare d’accordo;
• il lavoro di squadra, per quanto bello, può richiedere più tempo. Mettere d’accordo le persone tra di loro, può essere complesso.

Questi aspetti, apparentemente complessi da gestire, sono in realtà arginabili se a guidare la squadra c’è un buon leader, che investe non soltanto in termini di tempo ma anche in termini di risorse economiche per organizzare giornate di team building.

Per far sì che un team lavori bene e a stretto contatto, bisogna incrementare la comunicazione. Per fare ciò è importante organizzare delle attività in cui il tempo fuori dal lavoro sia condiviso e sia in grado di rafforzare il legame tra i colleghi.

Sei condizioni per una collaborazione interfunzionale efficace

Indubbiamente per fare un buon lavoro di squadra sono necessari:

1. chiarezza delle comunicazioni;
2. atteggiamento positivo;
3. fiducia nei membri del team;
4. assunzione delle responsabilità;
5. efficienza di riunioni e report;
6. organizzazione dell'azienda.

Le riunioni interminabili non sono sinonimo di produttività, anzi. Stimolano in modo negativo un team, perché la sensazione di avere a disposizione troppo tempo per ragionare su di una soluzione, non pone le persone in stato di “attività”. I risultati migliori spesso derivano dalle idee d’impulso, quelle che apparentemente sono azzardate e difficili da realizzare, ma che in realtà con la giusta razionalizzazione e programmazione diventano delle armi vincenti.

L'ultimo punto dell'elenco contiene gli altri cinque: un'azienda disorganizzata non arriva alla chiarezza delle comunicazioni per buona volontà, e le cause stanno più a monte dello strumento che manca.

Una buona parte del successo di un team dipende però anche dagli strumenti che ha a disposizione per collaborare in modo interfunzionale. Il primo è la suite su cui l'azienda lavora ogni giorno, e sapere che cos'è Google Workspace e che cosa comprende aiuta a decidere dove far vivere documenti, calendari e riunioni. Il secondo è il CRM.

Come il CRM può aiutare il lavoro di team

Vale la pena dire prima che cosa un CRM non è: non è il posto in cui collaborano tutti i reparti. Chi progetta, chi scrive e chi compra media lavora altrove, e usare il CRM come strato di collaborazione per l'azienda intera è il modo più rapido per riempirlo di dati che nessuno guarda. Il CRM tiene il lato che guarda il cliente, ed è lì che la collaborazione fra chi vende, chi fa marketing e chi assiste smette di dipendere da chi si ricorda che cosa.

Un'azienda che vuole sapere che cosa è stato detto a un cliente, quando e da chi, ha bisogno di un posto dove quella storia resti scritta. È il mestiere di un CRM, e prima di chiedersi come aiuta una squadra conviene sapere cosa sono i CRM aziendali, che cosa fanno e quanto costano.

Il CRM va reso accessibile a tutta la squadra, non solo a chi vende, perché è il posto in cui ognuno vede il proprio lavoro accanto a quello degli altri. Messi in fila i risultati di una campagna, di una landing page e del blog, si capisce a che cosa il pubblico ha risposto e a che cosa no, e dove vale la pena mettere il tempo del trimestre dopo.

HubSpot CRM è una delle soluzioni che implementiamo. I permessi si assegnano per ruolo, quindi ognuno vede la parte di progetto di cui risponde; la traccia delle comunicazioni avute con un contatto resta leggibile a chi arriva dopo, e i task si assegnano anche a colleghi di un altro reparto, che è il punto in cui uno strumento comincia a somigliare a una squadra.

HubSpot è anche una piattaforma di marketing automation, e la parte che tocca il lavoro di squadra è una sola: le azioni ripetitive smettono di occupare il tempo di qualcuno, e i dati che servono a decidere si guardano senza chiederli a un collega.

Dentro HubSpot l'assistente di intelligenza artificiale si chiama Breeze Assistant. Il nome conta meno di quanto sembri: una procedura interna che nomina la funzione invece del risultato che deve produrre invecchia alla prima release, e chi la rilegge sei mesi dopo cerca nel menu una voce che non esiste più.

Conclusioni

Un buon lavoro di squadra dipende dalle persone e dagli strumenti che hanno in mano, e i due lati non si sostituiscono a vicenda: nessun software mette d'accordo due reparti che non si parlano, e nessun accordo fra reparti sopravvive alla memoria di chi c'era. Sul secondo lato il lavoro si fa con i processi di marketing automation, con l'aiuto di un'agenzia HubSpot o di chi in azienda se ne prende la responsabilità. La prima mossa, però, non è scegliere lo strumento: è scrivere quali passaggi fra due reparti si rompono più spesso. È quella lista che dice se serve un CRM, un posto dove tenere i documenti, o soltanto una riunione in meno.